企業工作流程 · 實際範例

同一張採購申請，兩種截然不同的旅程

同一件事 — 員工需要採購 — 一次走過大多數公司今天的做法，一次走過按照團隊實際做事方式打造的工作流程系統。

之前 電郵加 WhatsApp 的做法

每一步都靠人記得。申請沒有編號、沒有負責人、沒有時限 — 而批准的唯一紀錄，是走廊裏的一句話。

  1. WhatsApp 傳相片「老闆，可以買嗎？」
  2. 轉寄電郵變成另一個人的事
  3. 躺在收件匣壓在 40 封郵件下面2–3 天
  4. 口頭「OK」走廊上說的，沒有紀錄
  5. 發票寄到財務部大吃一驚
  6. 「有消息嗎？」— 又要人手追問
  7. 月結審核誰批准的？沒人說得清
圖一 — 人手流程：三次交接沒有負責人、追問全靠記憶，審核到最後只換來一句「不清楚」。
之後 一套工作流程系統

同一張申請走在同一條軌道上。分派、催辦、文件與審核紀錄都由系統負責 — 人只需要做決定。

  1. 48 小時未回覆 → 系統自動催辦
  2. 申請表格手機 2 分鐘，附上報價
  3. 自動分派<$5k 主管 · ≥$5k 加總監規則
  4. 一鍵簽核批准或退回，附上意見數小時
  5. 自動開立 PO自動編號，寄給供應商即時
  6. 發票核對排程付款
  7. 審核紀錄 — 每一步都有時間戳，月結隨時可查
圖二 — 建置後的流程：同樣的五個決定，但分派、催辦與紀錄全部自動 — 人只在需要判斷的地方出現。
3 天3 小時
簽核所需時間
「有消息嗎？」自動催辦
追問交給系統
口頭 OK審核紀錄
每個決定都有時間、有名字
規劃您的工作流程 告訴我們您公司今天的簽核怎樣運作 — 我們為您畫出取代追問的系統。