企業工作流程 · 實際範例

同一張採購申請,兩種截然不同的旅程

同一件事 — 員工需要採購 — 一次走過大多數公司今天的做法,一次走過按照團隊實際做事方式打造的工作流程系統。

之前 電郵加 WhatsApp 的做法

每一步都靠人記得。申請沒有編號、沒有負責人、沒有時限 — 而批准的唯一紀錄,是走廊裡的一句話。

WhatsApp 傳相片 「老闆,可以買嗎?」 轉寄電郵 變成另一個人的事 躺在收件匣 壓在 40 封郵件下面 口頭「OK」 走廊上說的,沒有紀錄 發票寄到 財務部大吃一驚 2–3 天 「有消息嗎?」— 又要人手追問 月結審核 誰批准的?沒人說得清
圖一 — 人手流程:三次交接沒有負責人、追問全靠記憶,審核到最後只換來一句「不清楚」。
之後 一套工作流程系統

同一張申請走在同一條軌道上。分派、催辦、文件與審核紀錄都由系統負責 — 人只需要做決定。

48 小時未回覆 → 系統自動催辦 申請表單 手機 2 分鐘,附上報價 自動分派 <$5k 主管 · ≥$5k 加總監 一鍵簽核 批准或退回,附上意見 自動開立 PO 自動編號,寄給供應商 發票核對 排程付款 規則 數小時 即時 審核紀錄 — 每一步都有時間戳,月結隨時可查
圖二 — 建置後的流程:同樣的五個決定,但分派、催辦與紀錄全部自動 — 人只在需要判斷的地方出現。
3 天3 小時
簽核所需時間
「有消息嗎?」自動催辦
追問交給系統
口頭 OK審核紀錄
每個決定都有時間、有名字
規劃您的工作流程 告訴我們您公司今天的簽核怎樣運作 — 我們為您畫出取代追問的系統。