之前
白板加群組的做法
一張工作單同時存在三個半份的版本 — 紙仔、白板、群組訊息 — 彼此對不上。辦公室要等紙張回來才知道發生過甚麼。
電話接單細節寫在紙仔上
白板加群組今天的工作…大概吧
「地址是哪裏？」師傅再問，文員再打一次每天如是
「你們的人呢？」客戶來電，辦公室靠猜
紙仔回來了皺巴巴，大概星期五
辦公室打給師傅問進度 — 再回電給客戶
幾星期後有爭議沒有完工證明 — 請款也一直等那張紙
圖一 — 人手流程：同一份細節打三次、狀態靠電話追問、證明是一張皺紙 — 發票也被它拖住。
之後
一套工作流程系統
工作單由接單到請款是同一條紀錄。自動派單、主動告知客戶進度、自己收集證明，完工一刻就開始請款。
進度延誤？辦公室和客戶即時看到
工作單建立客戶、地點、時段規則
自動派單按區域與人手安排即時
手機工作卡地址、聯絡、現場備註
即時狀態出發時自動通知客戶當日
證明與發票相片加簽名，當日請款
辦公室儀表板 — 每張單的狀態即時可見，證明齊全，請款不用等紙張
圖二 — 建置後的流程：一條會自己派單、自己回報、自己留證、自己請款的紀錄。辦公室看儀表板，不用整天打電話。