企業工作流程 · 實際範例

同一個查詢，從報價到收款入帳

同一件事 — 客戶問「幾多錢？」— 一次走過 Word 檔報價和靠記憶的跟進，一次走過每份文件自動編號、互相連結、自動催辦的工作流程系統。

之前 Word 檔加記憶的做法

報價躺在資料夾裏，跟進記在某人腦中，發票幾星期後憑記憶重新打一次。錢，要追到尷尬了才回來。

  1. WhatsApp 查詢「呢個幾多錢？」
  2. Word 打報價單quote_v7_FINAL.docx
  3. 寄出後…沒下文沒有人跟進幾星期過去
  4. 發票憑記憶重打金額對不上實際工作
  5. 尷尬追數「發票收到了嗎？」
  6. 「有消息嗎？」— 有人記得這單生意才會跟進
  7. 月結誰欠我們多少？沒人說得準
圖一 — 人手流程：用檔名版本代替文件編號、跟進全靠記憶，應收帳款是一團沒人畫得出的謎。
之後 一套工作流程系統

報價、發票、收據在同一本帳中連成一條鏈。跟進與催款由系統負責 — 人只需要報價和做事。

  1. 客戶 3 天沒回覆 → 系統自動跟進
  2. 查詢入冊一張清單，不漏一單數分鐘
  3. 自動產生報價自動編號，按價目表計價
  4. 客戶接受一鍵接受連結即時
  5. 發票自動開立由報價轉出，同一本帳準時
  6. 收款開收據催款交給系統
  7. 同一本帳 — 報價、發票、收據互相連結；誰欠多少，隨時一目了然
圖二 — 建置後的流程：同樣五個節點，但文件自動編號、跟進與催款準時執行，應收帳款一眼看清，不用逐封翻查。
v7_FINAL.docx自動編號
報價、發票、收據同一本帳
「收到了嗎？」自動催款
有禮貌、準時、不會忘記
遲幾星期準時入帳
到期當日就開始跟進
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