企業工作流程 · 實際範例

同一個查詢,從報價到收款入帳

同一件事 — 客戶問「幾多錢?」— 一次走過 Word 檔報價和靠記憶的跟進,一次走過每份文件自動編號、互相連結、自動催辦的工作流程系統。

之前 Word 檔加記憶的做法

報價躺在資料夾裡,跟進記在某人腦中,發票幾星期後憑記憶重新打一次。錢,要追到尷尬了才回來。

WhatsApp 查詢 「呢個幾多錢?」 Word 打報價單 quote_v7_FINAL.docx 寄出後…沒下文 沒有人跟進 發票憑記憶重打 金額對不上實際工作 尷尬追數 「發票收到了嗎?」 幾星期過去 「有消息嗎?」— 有人記得這單生意才會跟進 月結 誰欠我們多少?沒人說得準
圖一 — 人手流程:用檔名版本代替文件編號、跟進全靠記憶,應收帳款是一團沒人畫得出的謎。
之後 一套工作流程系統

報價、發票、收據在同一本帳中連成一條鏈。跟進與催款由系統負責 — 人只需要報價和做事。

客戶 3 天沒回覆 → 系統自動跟進 查詢入冊 一張清單,不漏一單 自動產生報價 自動編號,按價目表計價 客戶接受 一鍵接受連結 發票自動開立 由報價轉出,同一本帳 收款開收據 催款交給系統 數分鐘 即時 準時 同一本帳 — 報價、發票、收據互相連結;誰欠多少,隨時一目了然
圖二 — 建置後的流程:同樣五個節點,但文件自動編號、跟進與催款準時執行,應收帳款一眼看清,不用逐封翻查。
v7_FINAL.docx自動編號
報價、發票、收據同一本帳
「收到了嗎?」自動催款
有禮貌、準時、不會忘記
遲幾星期準時入帳
到期當日就開始跟進
規劃您的工作流程 告訴我們您公司今天報價怎樣變成收款 — 我們為您畫出補上缺口的系統。